Avisos de agendamento: como configurar lembretes por WhatsApp ou e-mail

Introdução

No ambiente dinâmico de uma clínica, garantir que seus pacientes estejam sempre informados sobre seus agendamentos pode ser um grande diferencial para a experiência do paciente. O Ares permite que você configure lembretes de agendamento, enviando notificações por WhatsApp ou e-mail. Neste artigo, vamos explorar como configurar esses lembretes, quem se beneficia e em quais situações usá-los.

Quem se beneficia dos lembretes de agendamento?

Os lembretes de agendamento são benéficos tanto para a equipe da clínica quanto para os pacientes. Para a equipe, a configuração de lembretes reduz o número de faltas, aumentando a eficiência e a programação dos profissionais. Para os pacientes, essas notificações ajudam a lembrar suas consultas, promovendo uma melhor comunicação e gestão do tempo.

Quando usar os lembretes de agendamento?

Os lembretes são ideais para serem usados em diversas situações, tais como:

• —Consultas médicas (ex.: check-ups, primeiro atendimento)
• —Exames laboratoriais
• —Tratamentos de fisioterapia ou terapia ocupacional
• —Procedimentos cirúrgicos

Além disso, é ideal configurar os lembretes para um período antes da consulta, como um dia ou uma semana, dependendo da política da sua clínica.

Como configurar lembretes de agendamento

Para facilitar a configuração dos lembretes de agendamento no Ares, siga as etapas abaixo:

1. —Acesse o Painel de Controle: Entre no seu sistema Ares e vá para a seção de agendamentos.
2. —Selecione um Agendamento: Clique na consulta específica para a qual você deseja configurar um lembrete.
3. —Adicione um Lembrete: Encontre a opção "Adicionar Lembrete" e clique nela.
4. —Escolha o Método de Notificação: Selecione se deseja que o lembrete seja enviado via WhatsApp ou e-mail.
5. —Insira o Destinatário: Digite o número do WhatsApp ou o e-mail do paciente.
6. —Defina o Tempo de Antecedência: Escolha um tempo de antecedência positivo (em minutos, horas, dias ou semanas) antes do agendamento.
7. —Verifique a Data e o Fuso Horário: Confirme a data e a hora que serão mostradas no aviso e se o fuso horário está correto.
8. —Salve as Configurações: Clique em "Salvar" para que o lembrete seja programado.

Essas etapas permitem que você tenha controle total sobre quais lembretes serão enviados e quando, ajudando a manter seus pacientes informados.

Exemplo Prático

Vamos considerar um exemplo prático para ilustrar a configuração dos lembretes:

Você tem uma consulta marcada para um paciente, Maria, no dia 20 de outubro às 15h00.

1. —Acesse o sistema e localize o agendamento da Maria.
2. —Clique em "Adicionar Lembrete".
3. —Escolha o WhatsApp como método de notificação.
4. —Insira o número de telefone da Maria.
5. —Para garantir que Maria não esqueça a consulta, defina o lembrete para ser enviado 1 dia antes (ou seja, no dia 19 de outubro).
6. —Confira se a data exibida é 19 de outubro de 2023 às 15h00 com o fuso horário correto.
7. —Salve as configurações.

Dessa forma, Maria receberá um lembrete pela manhã no dia 19 de outubro, lembrando-a da sua consulta marcada, facilitando a comunicação e aumentando as chances de comparecimento.

Limitações e Erros Comuns

Embora os lembretes de agendamento sejam uma ferramenta poderosa, existem algumas limitações e erros comuns a serem evitados:

• —Tempo de Envio: Certifique-se de que a data programada para o envio do lembrete esteja no futuro e antes do próprio agendamento.
• —Data Absoluta: Se um agendamento for remarcado, revise os lembretes existentes, pois as datas são fixas e podem não atualizar automaticamente.
• —Estado do Lembrete: Fique atento aos estados do lembrete, que podem ser: agendado, na fila, enviando, enviado, cancelado e entrega não confirmada. O fato de estar na fila não garante a entrega do lembrete.

É essencial entender que a confirmação automática do agendamento é mostrada separadamente e não é alterada por esses controles. Portanto, sempre revise o sistema e mantenha registros atualizados para evitar problemas.

Conclusão

Configurar lembretes de agendamento no Ares pode ser um excelente recurso para manter seus pacientes informados e organizados. Ao seguir as etapas descritas, você poderá implementar esse recurso eficazmente. Para mais informações sobre como otimizar a gestão da sua clínica e melhorar a experiência do paciente, visite Ares.